kintoneを入れたけど使えない？伴走コンサルで“活用できるDX”へ

DX化を進めたいと考えたとき、最初の一歩としてノーコードツールを検討される企業が多く、サイボウズ社の「kintone」を導入候補とされる企業は年々増えています。

国の推進もあり、中小企業でもノーコード・クラウド型を取り入れる流れは当たり前になりつつあります。

しかしその一方で、ノーコード＝簡単（誰でも作成可能）という安易な認識から「とりあえず導入してみたけれど、うまく活用できなかった」「自社で狙っているほどの効果が出ないまま、結局紙やExcelに戻ってしまったり、両方が併存する状況」という声も少なくありません。

実際によくある失敗は、「設定が簡単な為に変更が頻繁に発生し現場がついていけない「カスタマイズ機能で便利に変更可能だが設定が難しく、属人化している」「システム担当者に頼りきりで、担当者が異動したら誰も触れなくなった」「導入初期は盛り上がったが、徐々に使われなくなり放置された」などです。

せっかくコストや時間をかけて導入しても定着せずに終わってしまうケースは決して珍しくありません。

私たち自身も、同じような壁にぶつかってきました。最初からスムーズに使いこなせたわけではなく、試行錯誤を繰り返しながら、社内の業務に合わせたアプリをSEではない自社スタッフが自作し続けてきたのです。その数は現在700以上。工事進捗管理や日報、見積書作成、顧客情報管理など、あらゆる業務がkintone上で動くようになり、今では社員全員が「あの資料どこにあるの？kintoneじゃない？」という会話が聞こえ、当たり前のように使う仕組みとして定着しています。

私たちは、「導入して終わり」ではなく、現場の声を大切にして「何が一番必要か」を一緒に考える伴走型のコンサルティングをめざしています。自社の成功も失敗も経験してきたからこそ、導入企業でのお役立ちが可能だと思っています。

なぜkintone導入は失敗しやすいのか？

kintoneは、アプリ作成方法がシンプルで、業務に合わせてアプリを作れるのが最大の魅力です。だからこそ「自社にピッタリの仕組みをつくれる」と期待して導入する企業が増えています。

ところが実際には、「せっかくライセンスを契約したのに思うように使えなかった」というケースが多く見られます。その理由はいくつかあります。

運用ルール・責任者が曖昧なので活用されない

状況: アプリは作ったが、「誰が入力するか」「承認フローはどう動かすか」が不明確であったため入力漏れや重複、承認滞留が発生。現場は結局Excelや紙に戻す。

導入と同時に、運用ルール・責任者を明確化して、現場に周知しておく運用の方が作成よりも大切

一部の人だけが使っている

kintoneはノーコードでアプリを作成できるため、管理部門やシステム担当者など、特定の担当者が主導してアプリを設計・運用するケースが多く見られます。しかし、現場の業務フローやニーズを十分に反映せずに作られたアプリは、「便利そうだけど入力が面倒」「紙の方が早い」と現場に敬遠されがちです。結果として、一部の詳しい人だけが使いこなし、活用が広がらず定着しないという状況に陥ります。

担当者が辞めたらストップ

システムに詳しい人が1人で設計してしまい、その人が異動や退職で不在になると、誰も触れなくなる。これもありがちな失敗です。結局アプリが更新されず、使われなくなってしまいます。

kintone導入がうまくいかない原因は「ツールが悪い」のではなく、「設計や運用の仕組みが整っていないこと」にあります。逆にいえば、ここを克服することでkintoneは大きな力を発揮します。

具体的な活用例

kintoneは「どう活用するか」で成果が大きく変わります。ここでは、中小企業でよくある業務を例に、どのように便利になるのかをご紹介します。

日報管理

これまで紙やExcelでまとめていた日報。

課題：提出忘れ、集計に時間がかかる、情報がバラバラ。

kintone活用：スマホからその場で入力 → 上司や事務担当はすぐに確認。検索や集計もワンクリック。
➡「提出率が上がり、残業も減った」と喜ばれる定番の活用例です。

顧客管理

顧客情報が営業担当ごとに散らばっていると、引き継ぎや対応品質に差が出てしまいます。

課題：情報が属人化し、クレーム時に対応履歴を追えない。

kintone活用：問い合わせ履歴や工事履歴を一元管理。電話が来ても誰でも状況を把握できる。
➡「顧客対応がスムーズになり、信頼感が高まった」との声が多いです。

見積書作成

Excelで見積書をつくる場合、過去の履歴を探したり、数字のミスを防ぐのに時間がかかります。

課題：フォーマットが人によってバラバラ、計算ミスも発生。

kintone活用：部材や単価をデータベース化して呼び出し。履歴検索も一瞬。
➡「作成時間が半分以下に減った」「属人化が解消された」と実感できます。

このように、日常業務の“ちょっとした不便”を改善するだけでも、全体の効率は大きく変わります。
「何から始めたらいいかわからない」という企業でも、日報や顧客管理といった身近な業務から取り組むことで、すぐに成果を感じられるはずです。

ミヨシテックの強み ― 700以上のアプリ開発実績

自社DX推進のために、これまで700以上のアプリを非IT人材が自社開発し、社内で実際に活用してきた企業です。

導入当初は入力しづらさや目的の不明確さから現場に浸透しないこともありましたが、改善を重ね、現場の声を反映させながら「自然に使いたくなるアプリ」へと進化させてきました。

さらに、会社見学会を通じて、実際の現場での活用状況を外部の方にも見ていただくことで、ノウハウや改善のプロセスを直接体感できる点も、ミヨシテックならではの強みです。

これらの内容が評価され、kintone hive Osaka 2022関西代表、さらにkintone AWARD 2022ファイナリストに選出。2024年には経済産業省「DXセレクション2024」にも選ばれました。

こうした実績は、ミヨシテックが“理論だけでなく実践から学んだノウハウ”を持っていることの証明です。

伴走コンサルでできること

「kintoneを導入したいけれど、何から始めればいいかわからない」
そんな企業の不安を解消するのが、ミヨシテックの伴走コンサルです。

サポート内容

導入設計支援：どの業務からアプリ化すべきかを整理

アプリ制作支援：一緒に作りながら、自社でも作れるように育成

運用定着支援：現場で使われる工夫を提案

継続サポート：導入後のお困りごとにも柔軟に対応

初回打合せは無料。

「まずは話を聞いてみたい」という段階でも気軽にご相談いただけます。

kintoneは非常に柔軟で便利なツールですが、「導入して終わり」では成果につながりません。大切なのは、自社の業務に合わせた設計と現場への定着です。

ミヨシテックは、自社の社員で700以上のアプリを開発し、試行錯誤を重ねながら現場に浸透させてきました。さらに、プラグインを活用した柔軟なカスタマイズ事例も豊富にあり、その経験があるからこそ、導入企業に現場に寄り添った“使えるkintone”を提案できます。

「とりあえず始めたいが、何をすればいいかわからない」

「ライセンスを契約したけれど活用できていない」

「社内に浸透する仕組みをつくりたい」

そんなお悩みをお持ちの方には、まず会社見学会への参加をおすすめします。

実際の現場でのkintone活用を見て、体感いただくことが、導入成功への一番の近道です。

もちろん、ライセンス購入から導入支援、アプリ開発サポート、運用定着まで、すべてワンストップで対応可能。初回打合せは無料ですので、第一歩として情報収集だけでも大歓迎です。

プラグインを活用したkintone構築事例も豊富に

DX化を成功させるために、まずは“失敗しないkintone導入”から。

ぜひ一度、ミヨシテックの伴走コンサルと会社見学会を体験してみませんか？