RPAでkintoneをどう活かす？ kintone AWARDファイナリストが教える合わせ技
2024.03.12
弊社は、2022年に寝屋川で初めてDX認定を取得しました！ミヨシテックでのDXの取り組みのメインはRPAと基幹システムとして利用しているkintoneのコラボレーションによる業務改善です。この記事では、少しだけ合わせ技をご紹介します。
kintoneとは？
kintoneをテレビCMなどでご存じの方は多いのではないでしょうか。
kintoneは普段業務に対して「なにかいい方法はないだろうか」という思いを叶える業務システムです。たとえばエクセルで管理している顧客情報データがあるとすると、社員それぞれがデータを自分のPCのデスクトップに保存していて情報が必要な社員に情報が共有されないことや、情報の更新がきちんとされていなかったりする等のお困りごとなどがあるのではないかと思います。そんなとき、kintoneがあれば必要な要素（顧客名や顧客情報）をアプリで作成しkintone内で管理することができます。クラウドシステムであるkintoneで管理することにより、社内外ネット環境があればどこでもkintoneを開くだけで簡単に確認、情報の更新・追加をすることができるのです。
弊社ではそんなkintoneに業務のほとんどの情報を収集集約して業務改善に取り組んでいます。
kintone hive 2022で大阪代表・kintone AWARD 2022ファイナリストに！
kintone hiveとは、Cybouzu主催のkintone活用アイデアをユーザー同士で共有するライブイベントです。日常業務でkintoneを使い来ないしているユーザーが集い、業務改善につながるkintoneの活用ノウハウを披露・共有します。
ミヨシテックはkintone hive 2022関西大会に出場し、業務改善の取り組みが評価され、大阪代表としてkintone hiveの次の舞台で全国大会であるkintone AWARD 2022にも出場しました。kintone AWARDは東京の幕張メッセで行われました。
評価され、選ばれるとグランプリの称号をゲットできるほか、他企業のkintoneでの取り組みを学べるのでkintoneにご興味のある方は参考に観覧してみるのもとても重要なことだと感じております。
ミヨシテックで使用しているRPAロボパット
RPAとは（R）ロボティック（P）プロセス（A）オートメーションの略で、簡単に説明しますと、普段の定型の事務作業をロボットに教え込むと、人間の代わりに実行するロボットです。
RPAにはいろいろなツールが存在し、中には英語表記の無料のRPA、日本語表記サポート付きの有料のRPA。
弊社で使用しているのは後者のRPAです。RPAロボパットというツールを活用し、kintoneと連携させ日頃の事務作業をロボットが代わりに実行しています。RPAロボパットは日本のFCEプロセス＆テクノロジーという企業が開発した日本語表記でサポートが充実しているRPAとして人気です。
RPAやRPAロボパットについては下記の記事にさらに詳しく掲載しておりますのでご覧ください。
kintoneをRPAで活かす方法⁉
弊社のkintone活用は、一部の部署だけが行っているのではなく、全社員にアカウントを用意し、全社員が活用することを日常化しております。各部署にkintoneリーダーなる人を設定し、それぞれの部署で必要なアプリを作成しているので、社内ではkintoneを活用した業務改善が日々生まれるわけです。そんな日々の取り組みを年に１回社内で発表する社内DX発表会なども行っております。詳しくは下記の記事をご覧ください。
kintoneに情報を収集集約をするだけでも十分なほどの業務改善効果が生まれます。それは情報が一か所に集まったことで、kintone内キーワード検索で自分が欲しい情報がヒットし、確認に時間がかからなかったり、kintoneを社員全員が活用することで情報の更新・追加が確実に行われることで常に最新の情報が揃うことになるからです。
kintoneに情報を収集集約をした現状を、せっかくここまで情報を一つにできたのなら！とさらなる業務効率化として取り入れたのがRPAロボパットです。
先ほどちらっと申し上げました、「kintoneを社員全員で活用することで情報の更新・追加が確実に行われる」という箇所に注目しましょう。
その情報更新や追加には日常の定型的な業務も出現するわけです。さぁ！RPAの出番です。
RPAは定型的な入力業務などお手の物なのです。日頃の事務作業をRPAに手順をなぞるように直観的に教え込み、スケジュール実行という機能を使えば指定した日時に必ず行ってくれます。夜中でも早朝でもお構いなし！文句も言わずに実行してくれるので出社したころには普段事務スタッフがしていた仕事が一つでも終わっているとそれ自体が業務効率化となるのです。
実際に活用中！kintoneとRPA合わせ技を紹介
いよいよファイナリスト企業が実際に活用し日々動いているRPAを一つご紹介します。
弊社は建設業なので現場の進捗管理は必須です！kintoneで作成した物件進捗管理アプリです。
この作成したアプリに現場情報を入力していくのですが、工事の際に私道などに工事が影響する場合には、所有者の承諾書が必要になってくるので、承諾書が必要か不必要かのチェックボックスも設けてあります。承諾書を未取得のまま工事が始まってしまうと、無許可での工事ということになってしまいます。それを事前に防ぐため、RPAが毎日、追加された物件に対しチェックを行い、工事が始まる前に承諾書を取得するよう工事担当者へチャットワーク通知を飛ばすようにしております。
承諾書未取得確認と未取得物件の通知フロー
kintone内の物件進捗管理アプリで絞込機能を使用しあらかじめ、承諾書が必要なのにまだ未取得のままの物件の一覧をRPA取得用として作成してあります。また、通知を飛ばす用のアプリもあらかじめ作成しておきます。
そこに該当する物件情報をkintoneからcsvで書き出します。書き出したcsvデータから1物件ずつ、工事着工日と現在日付を参照し、日付判定を行います。 通知を飛ばす用のアプリには日付判定の値ごとに通知の文言が変わるような式を組み込んであります。（式の詳細が気になる方は是非会社見学会 へお越しください！）
そのデータをExcelに書き出し、あらかじめ作成しておいた通知を飛ばすアプリに読み込ませると自動的に担当者へチャットが飛ぶようにしました。
これにより、工事までに忘れずに承諾書を取得することが可能になりました！
まだまだあります！RPA活用事例
過去にご紹介しました記事よりRPA活用事例をご覧いただけます。
最後に
いかがでしたでしょうか。
ここまでご一読くださりありがとうございました。kintoneはkintoneだけで使用することもできますが、業務改善としてRPAを取り入れると、さらに活かせることをお伝えしてまいりました。弊社にはまだまだkintoneとRPAの合わせ技がございます。弊社で随時開催しております、会社見学会ではさらに詳しくお教えいたします。
会社見学会にお越しくだされば、その場でkintone・RPAを実際に体験していただけるようにご用意しているだけでなく、こんなRPAを作りたい！などのご相談があればその場で一緒に解決のお手伝いさせていただくこともできます！
詳細は以下のリンクボタンからご確認ください。
